Bạn có đau đầu khi hàng ngày cứ phải lục tìm những tập hồ sơ gói gọn trong ngăn kéo tủ tối tăm, những lúc quan trọng cần đến lại chẳng thể tìm thấy đâu, hay những lúc tìm bạn cứ lục tìm lộn xộn, khiến cho căn phòng của bạn trở lên bừa bộn. Thùng đựng hồ sơ mà một giải pháp cực kỳ hữu hiệu trong việc giúp bạn phân loại, lưu trữ và bảo quản các hồ sơ, tài liệu sổ sách và các vật dụng của các văn phòng, trong các cơ quan, doanh nghiệp.
1. Vì sao cần dùng thùng đựng hồ sơ?
Thùng đựng hồ sơ được ứng dụng nhiều ở các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là các bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Ngày nay, khi công nghệ thông tin phát triển, các ứng dụng và hệ thống lưu trữ tài liệu đang ngày càng thay thế tài liệu giấy thủ công. Tuy nhiên vẫn có những loại hồ sơ, tài liệu bắt buộc phải lưu trữ dưới dạng thủ công. Thùng carton lưu trữ hồ sơ là sự lựa chọn của nhiều công ty không chỉ bởi chất lượng của thùng mà còn đảm bảo tính hình thức, chuyên nghiệp, gọn gàng của công ty.
(Vì sao cần dùng thùng carton lưu trữ hồ sơ)
Thùng carton đựng hồ sơ có vai trò vô cùng quan trọng:
- Thông thường hồ sơ và chứng từ bạn cứ để chúng để trong tủ hoặc ngăn kéo. Nhưng với những công ty lớn, phát sinh nhiều giấy tờ, hồ sơ, chứng từ mỗi ngày. Thì sẽ chọn 1 giải pháp khác là sử dụng các loại thùng giấy, thùng carton, thùng nhôm, thùng nhựa, thùng gỗ… để đựng và lưu trữ các loại hồ sơ.
- Nhược điểm của những chiếc thùng gỗ, thùng nhôm, thùng nhựa vừa có trọng lượng nặng, vừa cồng kềnh và chi phí cũng khá đắt đỏ, trong khi chiếc thùng carton đựng hồ sơ giá lại rẻ và tiết kiệm chi phí hơn so với các loại thùng khác rất nhiều
- Thùng giấy carton đựng hồ sơ được sản xuất từ chất liệu hạt carton nguyên chất có độ dẻo dai và đàn hồi tốt nên có khả năng chống được ẩm mốc, chống va đập và vật xuyên thùng cực tốt. Thùng carton có tuổi thọ cao, giúp bạn yên tâm bảo quản tài liệu trong thời gian dài mà không lo bị ẩm, mốc hay hư hao.
- Thùng carton đựng hồ sơ rất gọn, nhẹ, không cồng kềnh như các loại thùng lưu trữ hồ sơ khác, giúp cho quá trình vận chuyển của bạn cũng dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian vận chuyển. Điều này sẽ phù hợp hơn khi công ty của bạn chuyển văn phòng.
- Thùng carton đựng hồ sơ văn phòng thuận tiện cho bạn trong công việc phân loại các loại hồ sơ, tài liệu, đồ dùng. Từ đó có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần mà không phải mất thời gian tìm từng tập hồ sơ. Đồng thời việc sắp xếp hồ sơ gọn gàng cũng giúp cho bạn sắp xếp văn phòng gọn gàng, ngăn nắp, giúp không gian làm việc khoa học hơn, tạo sự thoáng mát, thoải mái khi làm việc.
- Thùng carton đựng hồ sơ văn phòng cũng có đa dạng kích thước, mẫu mã trên trường để phục vụ nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng và phù hợp với nhiều chủng loại sản phẩm.
Chính vì những lý do trên mà thùng carton đựng tài liệu văn phòng đang ngày càng trở thành sự lựa chọn tối ưu và tuyệt vời nhất của các doanh nghiệp.
2. Phân loại thùng carton đựng hồ sơ
Hiện nay có hai loại hộp carton đựng hồ sơ phổ biến là:
2.1.Hộp đựng hồ sơ văn phòng dạng truyền thống:
Đây là loại hộp carton phổ biến như các loại thùng carton thông thường mà chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy, chúng có kết cấu phần thân và phần nắp gắn liền nhau, phần nắp thùng sẽ mở sang hai bên. Chúng sẽ có kích cỡ được thiết kế để phù hợp với loại tài liệu mà bạn cần lưu trữ, thông thường sẽ là
Hộp carton kích thước 50x40x40 thường đựng những giấy tờ chứng từ khổ giấy A4 hoặc tương đương.
Hộp carton kích thước 60x40x40 thường đựng những file hồ sơ cồng kềnh, có kích thước lớn.
(Thùng carton đựng hồ sơ truyền thống)
2.2. Hộp đựng hồ sơ văn phòng nắp rời
Loại thùng này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để lưu trữ hồ sơ. Chúng có kết cấu phần thân và phần nắp tách rời nhau. Thiết kế này sẽ giúp cho quá trình đóng mở hộp diễn ra dễ dàng hơn.
Hộp đựng hồ sơ lưu trữ nắp rời giúp bạn không phải lo giấy tờ, hồ sơ bị thất lạc. Ưu điểm lớn nhất của chúng là bạn có thể phân loại và dễ dàng tìm tập hồ sơ cần thiết, so với việc xếp chồng chúng nhét trong chiếc tủ, đến khi cần dùng lại phải mở ra tìm từng tập hồ sơ.
(Hộp carton đựng tài liệu nắp rời)
3. Tiêu chuẩn lựa chọn và sử hộp đựng hồ sơ văn phòng
- Kích thước thùng carton đựng hồ sơ văn phòng phải phù hợp các kích thước hồ sơ khác nhau như khổ A4, khổ A5, khổ A3,… Chiều cao, chiều dài rộng, chiều dài thùng phải vừa vặn tận dụng được tối đa khoảng trống. Lưu ý chiều cao thùng phải vừa đủ, phải chừa một khoảng trống vừa đủ mở nắp hộp. Đối với các hộp carton nắp liền khi mở cần bố trí chiều cao kệ cao hơn so với hộp carton nắp rời.
- Khi lựa chọn hộp đựng hồ sơ văn phòng cần chọn định lượng giấy phù hợp, định lượng càng cao thì giá sản xuất càng cao nhưng đổi lại chất lượng thùng sẽ chắc chắn hơn, chịu lực tốt hơn.
- Lựa chọn thùng carton đựng tài liệu có số lớp giấy phù hợp.Trong đó:
- Loại thùng carton 3 lớp là loại được sử dụng để đựng số lượng ít giấy tờ hồ sơ với trọng lượng từ 1 – 9kg mỗi thùng.
- Thùng 5 lớp phù hợp đựng tài liệu với số lượng lớn, tải trọng hồ sơ nặng từ 15 – 40kg.
- Nếu thùng đặt sát sàn, có thể sử dụng thùng carton 5 lớp để tiện lợi sử dụng. Với các thùng cao nên dùng thùng carton 3 lớp trọng lượng nhẹ để tiện lợi khi di chuyển
- Nên cân nhắc mục đích sử dụng khi mua thùng carton đựng hồ sơ, nếu dùng để lưu trữ và sắp xếp hồ sơ ở công ty, có thế chọn các loại thùng carton trơn, còn nếu dùng để đóng gói hồ sơ chuyển cho đối tác thì nên in ấn thêm logo thương hiệu, thông tin doanh nghiệp lên trên bề mặt của thùng để tăng tính chuyên nghiệp.
- Trong quá trình sử dụng, giữa ghim và dán băng keo thì bạn nên sử dụng phương pháp đóng ghim, vì dán băng keo sau khi tháo gỡ có thể gây hỏng thùng carton.
- Bạn có thể yêu cầu công ty sản xuất thiết kế tăng độ bền gồm phủ chống thấm, cán màng PE,..Tuy nhiên chúng sẽ rất tốn chi phí.
Trên đây là những thông tin hữu ích về thùng đựng hồ sơ mà Hupuna.com cung cấp cho bạn. Nếu bạn cần tư vấn thêm về thùng carton, hãy liên hệ với chúng tôi, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
