Sỉ, lẻ thùng đựng hồ sơ

Chắc hẳn bạn đã từng đau đầu với mớ tài liệu hỗn độn, chất đống tại văn phòng, nhà trường và gia đình? Nếu bạn đang muốn giải quyết triệt để tình trạng này, thì thùng đựng hồ sơ chính là "cứu cánh" hoàn hảo, mang đến một phương pháp lưu trữ tối ưu, giúp bạn kiến tạo một không gian ngăn nắp và khoa học. Không chỉ đơn thuần là vật dụng chứa đựng, thùng đựng hồ sơ còn là trợ thủ đắc lực giúp bạn bảo quản tài liệu an toàn, sắp xếp khoa học và nâng cao hiệu quả làm việc.

Công dụng tuyệt vời của thùng đựng hồ sơ

Thùng đựng hồ sơ, với những ưu điểm vượt trội, đã trở thành một giải pháp không thể thiếu, mang lại vô vàn lợi ích thiết thực tại các văn phòng, trường học và gia đình. Cụ thể, thùng đựng hồ sơ mang đến những công dụng nổi bật sau:

• Bảo quản tài liệu toàn diện: Nhờ có thùng đựng hồ sơ, tài liệu của bạn sẽ được ngăn chặn khỏi bụi bẩn bám vào, tránh khỏi sự xâm nhập của hơi ẩm gây ẩm mốc, ngăn ngừa côn trùng gặm nhấm, và hạn chế tác động trực tiếp từ ánh sáng mặt trời làm phai màu hoặc mục nát giấy tờ. 
• Sắp xếp và tổ chức khoa học: Hiệu quả trong việc sắp xếp và tổ chức tài liệu khoa học, logic. Bạn có thể dễ dàng phân loại tài liệu theo từng loại hình (ví dụ: hợp đồng, báo cáo, hóa đơn), theo từng dự án đang triển khai, hoặc theo từng phòng ban khác nhau trong công ty.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi tài liệu được sắp xếp một cách khoa học và có hệ thống trong các thùng đựng hồ sơ, việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn sẽ không còn phải mất thời gian lục lọi trong đống giấy tờ hỗn độn để tìm kiếm tài liệu. 
• Thuận tiện khi di chuyển: Thùng đựng hồ sơ, đặc biệt là các loại thùng carton, thường có trọng lượng nhẹ và thiết kế dễ dàng di chuyển. Điều này mang lại sự linh hoạt cao trong việc thay đổi vị trí lưu trữ tài liệu, hoặc khi cần vận chuyển tài liệu đến một địa điểm khác. 

Công dụng tuyệt vời của thùng đựng hồ sơ

Phân loại thùng đựng hồ sơ

Hiện nay có hai loại hộp carton đựng hồ sơ phổ biến là:

Hộp đựng hồ sơ văn phòng dạng truyền thống

Đây là loại hộp carton phổ biến như các loại thùng carton thông thường mà chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy, chúng có kết cấu phần thân và phần nắp gắn liền nhau, phần nắp thùng sẽ mở sang hai bên. Chúng sẽ có kích cỡ được thiết kế để phù hợp với loại tài liệu mà bạn cần lưu trữ, thông thường sẽ là

Hộp carton kích thước 50x40x40 thường đựng những giấy tờ chứng từ khổ giấy A4 hoặc tương đương.

Hộp carton kích thước 60x40x40 thường đựng những file hồ sơ cồng kềnh, có kích thước lớn.

Hộp đựng hồ sơ văn phòng nắp rời

Loại thùng này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để lưu trữ hồ sơ. Chúng có kết cấu phần thân và phần nắp tách rời nhau. Thiết kế này sẽ giúp cho quá trình đóng mở hộp diễn ra dễ dàng hơn.

Hộp đựng hồ sơ lưu trữ nắp rời giúp bạn không phải lo giấy tờ, hồ sơ bị thất lạc. Ưu điểm lớn nhất của chúng là bạn có thể phân loại và dễ dàng tìm tập hồ sơ cần thiết, so với việc xếp chồng chúng nhét trong chiếc tủ, đến khi cần dùng lại phải mở ra tìm từng tập hồ sơ.

Kích thước tiêu chuẩn của thùng đựng hồ sơ

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu, thùng đựng hồ sơ được sản xuất với đa dạng kích thước, phù hợp với các khổ giấy và số lượng tài liệu khác nhau. Dưới đây là một số kích thước thùng đựng hồ sơ tiêu chuẩn phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

Thùng đựng hồ sơ A4

Kích thước lý tưởng cho tài liệu văn phòng phổ biến. Thông thường, kích thước của thùng đựng hồ sơ A4 sẽ dao động trong khoảng (Dài x Rộng x Cao) 34cm x 24cm x 24cm, vừa đủ để chứa tài liệu khổ A4. Đồng thời vẫn duy trì được sự tiện lợi trong quá trình di chuyển và sắp xếp, giúp bạn dễ dàng quản lý hồ sơ trong không gian làm việc.

Thùng đựng hồ sơ A4

Thùng đựng hồ sơ A3

Giải pháp hoàn hảo cho các tài liệu kích thước lớn. Kích thước tiêu chuẩn của thùng đựng hồ sơ A3 thường là (Dài x Rộng x Cao) 46cm x 33cm x 24cm. Có thể thoải mái chứa đựng các tài liệu khổ A3 mà không cần phải lo lắng về việc gấp lại, từ đó bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.

Thùng đựng hồ sơ A3

Thùng đựng hồ sơ A5

Thường có kích thước tương đương với khổ giấy A5 khoảng 14,8cm x 21cm. Loại thùng này thích hợp để lưu trữ các loại giấy tờ cá nhân nhỏ gọn, biên lai, hóa đơn, hoặc các tài liệu tham khảo có kích thước tương tự, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý. 

Thùng đựng hồ sơ A5

Hướng dẫn lựa chọn thùng đựng hồ sơ phù hợp với nhu cầu sử dụng

Để có thể lựa chọn được loại thùng đựng hồ sơ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu cụ thể của bạn, đồng thời đảm bảo hiệu quả lưu trữ và bảo quản tài liệu tối ưu, bạn cần xem xét và cân nhắc kỹ một số yếu tố quan trọng sau đây:

• Đối với nhu cầu lưu trữ số lượng ít giấy tờ, hồ sơ với trọng lượng tương đối nhẹ từ 1 đến 9kg mỗi thùng, thì thùng carton 3 lớp là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, nếu có nhu cầu đựng tài liệu với số lượng lớn, từ 15 đến 40kg, thì thùng carton 5 lớp sẽ là giải pháp tối ưu.
• Đối với các loại hộp carton nắp đối nhau, cần lưu ý bố trí chiều cao của kệ đựng hồ sơ sao cho cao hơn so với chiều cao của hộp, để đảm bảo không gian mở nắp hộp được thoải mái và dễ dàng thao tác. Trong khi đó, hộp carton nắp rời không đòi hỏi yêu cầu này.
• Nếu đặt thùng đựng hồ sơ sát sàn nhà, thì ưu tiên sử dụng thùng carton 5 lớp, giúp bảo vệ tài liệu khỏi ẩm mốc và các tác động từ môi trường. Ngược lại, đối với các loại hồ sơ được đặt trên kệ, có thể chọn thùng carton 3 lớp, để thuận tiện hơn trong quá trình di chuyển.
• Nếu sử dụng thùng đựng hồ sơ để lưu trữ tài liệu trong nội bộ công ty, thì các loại thùng carton trơn là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, nếu đóng gói hồ sơ để chuyển cho đối tác, khách hàng thì việc in ấn thêm logo, thông tin doanh nghiệp sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và quảng bá hình ảnh hiệu quả.
• Trong quá trình sử dụng, giữa việc sử dụng ghim và dán băng keo để cố định thùng, bạn nên ưu tiên sử dụng phương pháp đóng ghim. Vì việc dán băng keo, sau khi tháo gỡ, có thể gây hỏng bề mặt thùng carton, làm giảm tính thẩm mỹ và độ bền của thùng.
• Để tăng cường độ bền và khả năng bảo vệ của thùng đựng hồ sơ, có thể yêu cầu các công ty sản xuất thiết kế thêm phủ lớp chống thấm nước hoặc cán màng PE,... Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các tùy chỉnh này sẽ làm tăng chi phí sản xuất thùng carton. 

Có thể thấy, thùng đựng hồ sơ mang đến giải pháp toàn diện trong việc quản lý tài liệu cho các công ty, trường học và gia đình. Đảm bảo tài liệu, hồ sơ được bảo quản an toàn, tránh hỏi các tác động tiêu cực từ môi trường bên ngoài. Từ đó, biến không gian làm việc trở nên gọn gàng, ngăn nắp và khoa học hơn. Nếu bạn đang có nhu cầu mua thùng đựng hồ sơ, hãy liên hệ ngay với Hupuna để được vấn và hỗ trợ nhanh nhất.